Artikel Analisis Jabatan

Departemen Tenaga Kerja Republik Indonesia telah memberikan penjelasan singkat mengenai arti dari beberapa istilah yang berkaitan dengan jabatan, yaitu:

UNSUR :
Unsur merupakan komponen yang paling kecil dari pekerjaan, misalnya memutar, menggosok, menarik, mengangkat, menekan, dan sebagainya.

TUGAS:
Tugas merupakan sekumpulan dari beberapa unsur pekerjaan. Tugas merupakan kegiatan fisik atau mental yang membentuk langkah-langkah wajar yang diperlukan dalam pelaksanaan kerja.

KEDUDUKAN:
Kedudukan (posisi) merupakan sekumpulan tugas yang diberikan kepada seorang pegawai atau pekerja, yakni seluruh kewajiban dan tanggung jawab yang dibebankan kepada seorang pegawai atau pekerja. Jumlah kedudukan di dalam suatu perusahaan atau instansi adalah sama dengan jumlah pegawai atau pekerjanya.

PEKERJAAN:
Pekerjaan (occupation) merupakan sejumlah kedudukan (posisi) yang memiliki persamaan kewajiban atu tugas-tugas pokoknya. Dalam kegiatan analisis jabatan, suatu pekerjaan dapat diduduki oleh satu orang atau beberapa orang yang tersebar di berbagai tempat.

JABATAN:
Jabatan (job) merupakan sekumpulan pekerjaan yang berisi tugas-tugas yang sama atau berhubungan satu dengan yang lainnya dan pelaksanaannya meminta kecakapan, pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang juga sama meskipun tersebar di berbagai tempat.

UNSUR ==> TUGAS ==> KEDUDUKAN (POSITION) ==> PEKERJAAN (OCCUPATION) ==> JABATAN (JOB)

DEFINISI ANALISIS JABATAN

Mondy dan Noe (1993) :
Analisis jabatan sebagai suatu proses yang sistematik yang menentukan tugas, keterampilan, dan pengetahuan sistematik yang diperlukan untuk melaksanakan sesuatu pekerjaan dalam sebuah organisasi.

Dessler (1992) :
Analisis jabatan sebagai suatu cara dimana kita menentukan tugas-tugas dan sifat sesuatu pekerjaan. Ia juga merupakan proses untuk menentukan jenis pekerjaan (dari skill dan pengalaman) yang akan dipilih untuk mengisi suatu pekerjaan.

KEGUNAAN ANALISIS JABATAN
Fungsi Administratif

1. Sebagai dasar untuk melakukan rekruitment, seleksi dan penempatan pegawai baru.
2. Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan pelatihan yang dibutuhkan.
3. Sebagai dasar untuk melakukan penilaian dan standar hasil kerja.
4. Sebagai dasar untuk melakukan evaluasi kerja.
5. Sebagai dasar untuk melakukan orientasi.

Fungsi Maintenance

1. Sebagai dasar didalam pengembangan organisasi
2. Sebagai dasar didalam perencanaan tenaga kerja
3. Sebagai dasar didalam perencanaan karir
4. Sebagai dasar didalam konseling

PELAKSANAAN ANALISIS JABATAN

Tahapan Analisis Jabatan

A. Tahap persiapan dan perencanaan

1. Penegasan kembali struktur organisasi yang akan menjadi pegangan bagi proses selanjutnya termasuk nama-nama jabatan dan tempatnya
2. Inventarisasi jabatan yang ada disetiap unit kerja yang ada dan disusun berdasarkan hierarki dan diberi kode identifikasi.
3. Menetapkan metode pengumpulan data yang akan digunakan dan menyiapkan alat dan sarana yang diperlukan (misalnya formulir)
4. Membentuk team pelaksana analisis jabatan dan menjelaskan tentang metode pengumpulan dan pengolahan data yang akan digunakan
5. Mengkomunikasikan tentang maksud dan tujuan analisis jabatan yang akan dilaksanakan kepada semua pihak (pimpinan dan karyawan perusahaan). Hal ini perlu dilakukan untuk menghindari terjadinya salah pengertian dan timbulnya persepsi dan harapan yang keliru.

B. Tahap pengumpulan data

1. Informasi yang diperlukan

• i. Aktivitas tugas, perilaku manusia (kapan, bagaimana, kenapa pekerjaan perlu dilaksanakan)
• ii. Mesin, Peralatan, Perlengkapan, dan alat bantu
• iii. Kondisi Jabatan
• iv. Kebutuhan Personil
• v. Standar Kerja

2. Metode Pengumpulan Informasi / Data

• i. Wawancara (individual, kelompok, dengan penyelia)
• ii. Kuesioner (terbuka, tertutup)
• iii. Observasi
• iv. Buku Harian (Log Book)
• v. Kombinasi

C. Tahap Pengolahan Data, untuk menghasilkan:

• Uraian tugas
• Persyaratan jabatan
• Rekomendasi bagi perencanaan tenaga kerja, keputusan perekrutan dan seleksi, penilaian kinerja, evaluasi jabatan yang berkaitan dengan pemberian kompensasi, kebutuhan pelatihan, sistem dan prosedur administrasi pegawai.

HASIL ANALISIS JABATAN
1. Uraian Jabatan (Job Description), memuat:

• Identifikasi jabatan (nama, status, kode, tangal uraian, lokasi jabatan)
• Ringkasan jabatan
• Hubungan, tanggunga jawab, dan kewajiban.
• Wewenang dari pemegang jabatan
• Standar kinerja
• Kondisi Kerja

2. Spesifikasi jabatan (Job Specification)
adalah persyaratan jabatan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan.

STANDAR KINERJA : Adalah job segment yang ditentukan standard minimalnya untuk di sebut Cukup Baik.
Standard ini harus menunjukan salah satu atau keempat faktor berikut: Kualitas, Kuantitas, Batas Waktu, Effisiensi Sumber Daya.